‘World Class Rapid Digitization of Cultural Heritage’
01apr

Bevolkingsregister Zutphen digitaal

In opdracht van Regionaal Archief Zutphen digitaliseerde en publiceerde Pictura het bevolkingsregister van Zutphen. Een behoorlijke klus, die onlangs is afgerond. Het archief besteedt in onderstaand artikel uitgebreid aandacht aan het proces wat het Regionaal Archief Zutphen samen met Pictura doorliep om tot een goed eindresultaat te komen.


Kijk voor meer informatie op de website van Regionaal Archief Zutphen, www.regionaalarchiefzutphen.nl


Bevolkingsregister Zutphen digitaal: een hele klus


Deze week is het vierde en laatste onderdeel van het historisch bevolkingsregister van Zutphen online gezet. Alle personen die in de periode 1842-1939 ook maar even in Zutphen hebben gewoond zijn nu via de voorouderdatabase terug te vinden. Vanwege de enorme omvang is het project gefaseerd uitgevoerd. In januari 2008 verschenen de gezinskaarten over de periode 1922-1939 als eerste onderdeel op internet. Nu, 3 jaar later, is het project volledig afgerond. Het Regionaal Archief Zutphen biedt de scans uit het bevolkingsregister aan iedere belangstellende gratis aan."Dit is een grote aanwinst voor het Regionaal Archief Zutphen. Het archief draait op een klein aantal beroepskrachten in samenwerking met een grote groep vrijwilligers. Hen allen wil ik van harte feliciteren met dit bijzonder waardevolle resultaat.", aldus de Zutphense wethouder Hans la Rose. Scanklaar maken van de registersHet gehele historische bevolkingsregister van Zutphen bestaat uit 93 dikke registers en 20.000 kartonnen kaarten. Om alle relevante pagina’s als beeld op de site te krijgen moesten ongeveer 70.000 scans worden gemaakt. Vervolgens moesten alle namen met een index worden ontsloten. Zo’n groot project kon alleen maar gefaseerd worden uitgevoerd. Voordat documenten worden gescand is het zaak om ze scanklaar te maken. De boekrestaurator herstelt scheuren, ontvouwt ezelsoren en ontdoet de boeken van stof. Belangrijk is dat er geen tekst verborgen blijft. Een archivaris is verantwoordelijk voor het controleren van de volledigheid en een juiste nummering van de pagina’s (soms zijn de registers later verkeerd ingebonden) en de beoordeling van de inhoud. Wat bijvoorbeeld te doen met aantekeningen of inliggende bijlagen? Speciaal transport naar de fotostudio Eenmaal scanklaar gemaakt gaan de documenten naar leverancier Pictura in Heiloo. Dit bedrijf is gespecialiseerd in het omzetten van documenten en foto’s naar digitaal beeld. Zij doet dit met unieke apparatuur, veel ervaring en volgens strenge kwaliteitsbewaking. Dat laatste uit zich bijvoorbeeld al door het vervoeren van de unieke registers in een speciaal hiervoor ingerichte transportbus met afsluitbare containers. Als de registers in Heiloo zijn aangekomen worden ze direct in een archiefkluis geplaatst. Opnamen makenMet uiterst geavanceerde apparatuur maken de professionals van Pictura vervolgens opnamen. Met werkelijk alles wordt rekening gehouden om een zo goed mogelijke opname te garanderen. De studio is bijvoorbeeld ingericht om "vals licht" en trillingen tegen te gaan. Medewerkers controleren op hoogwaardige beeldschermen alle gemaakte scans op kleurechtheid. Koppeling van beeld en namenNu de opnamen klaar zijn, moet er een index worden opgebouwd. Hoe vind je anders de beelden terug? Zou het RAZ dat zelf doen, dan zou met de inzet van de huidige groep vrijwilligers het project een flink aantal jaren duren. Ook met een nieuw te vormen indexeerteam was een snelle oplevering niet gegarandeerd. Gekozen werd daarom voor een uitbesteding aan leverancier Pictura. Bijkomend voordeel is dat de koppeling tussen scan en index efficiënter tot stand komt. Scans en index worden namelijk geplaatst in de database Memorix. Deze database is de voeding voor de website van het RAZ. Alle data staan op servers in Amsterdam. In Heiloo staat een complete kopie voor "gevallen in nood". Eindcontrole Nog zijn de werkzaamheden dan niet voltooid. Een archivaris van het RAZ controleert steekproefsgewijs de opgeleverde index en scans. Waar nodig wordt hersteld. De boekrestaurator controleert de teruggekomen boeken op eventuele schade en bergt ze op in het depot. Als beiden hun goedkeuring hebben gegeven, mag Pictura de beelden online zetten. Die actie beperkt zich dan tot die ene, laatste druk op de knop… De rest is aan u.