‘Sharing ideas, enriching your cultural heritage’
development lab
Lars Lundqvist
Development Lab

Voor Picturae is innovatie de zuurstof van het bedrijf. Door continue bovenop de laatste ontwikkelingen te zitten, zorgen wij dat onze diensten "state of the art" zijn, altijd met gebruiksgemak en praktische toepasbaarheid voor onze klanten op ons netvlies!

Uiteraard is innovatie zeer belangrijk voor onze software-ontwikkel afdeling. Juist op dit gebied is het zeer belangrijk bij te blijven of, liever nog, voorop te blijven lopen. Via dit onderdeel van onze website willen wij u graag bijpraten over ontwikkelingen op ons vakgebied.

05juni

Archiefvormers: context voor archiefdocumenten

‘Context’ is een essentieel begrip in de beschrijving van archiefdocumenten. Om een archiefdocument goed te kunnen interpreteren, is het van belang om te weten door wie, wanneer, waarom en hoe een archiefdocument werd gemaakt. De identificatie van de archiefvormer is dan ook één van de eerste opdrachten van de archivaris. Deze informatie kan natuurlijk worden opgenomen in de archiefbeschrijving conform ISAD(G) - EAD. Om dit echter op een gestandaardiseerde wijze op te nemen in een afzonderlijk XML-document, heeft de internationale archiefraad de ISAAR(CPF)-standaard ontwikkeld.

Wat is EAC?

EAC is een XML schema dat toelaat gegevens volgens ISAAR(CPF) op te slaan. De opslag in XML zorgt er voor dat de gegevens zowel voor mens als machine leesbaar zijn.
Dit laatste zal zoekmachines toelaten gerichter te zoeken. De ISAAR (CPF)-standaard is een internationale norm voor archivistische geautoriseerde beschrijvingen van organisaties, personen en families. Deze standaard werd door de Society of American Archivists in samenwerking met de Berlin State Library vertaald naar het EAC-CPF schema. De eerste versie dateert van 2004. In maart 2010 werd de nieuwe versie gelanceerd.

Wat zijn de voordelen?

Het gebruik van EAC heeft vele voordelen. Zo levert het gestandaardiseerde beschrijvingen van archiefvormers, de mogelijkheid om op een eenvoudige manier de link te maken tussen voorgangers en opvolgers en wordt het mogelijk gemaakt om ‘standaard’ beschrijvingen te maken voor archiefvormers die regionaal verspreid zijn, maar dezelfde geschiedenis en taken hebben (bijvoorbeeld rechtbanken). Vanuit deze ‘algemene beschrijving’ kan dan ook worden doorgelinkt naar de individuele archiefvormers.

Wat maakt EAC innovatief?

Het doorlinken vanuit de beschrijving van de archiefvormer naar de beschrijvingen van de archiefbestanden is zeer nuttig voor de onderzoekers. Bijvoorbeeld wanneer archiefbestanden om praktische redenen opgesplitst worden over meerdere archiefblokken of wanneer meerdere archiefbestanden samengevoegd worden tot verzamelingen.
Op die manier wordt het archiefbestand opnieuw virtueel samengebracht. En is het zelfs mogelijk om op die manier archiefbestanden die in verschillende archiefbewaarplaatsen worden bewaard virtueel samen te brengen.

Heeft EAC de toekomst?

In tegenstelling tot EAD is EAC nog niet zo sterk ingeburgerd in de archiefwereld. In de archiefportal ‘APENET’ wordt EAD nu consequent toegepast, maar in het vervolgproject Archives Portal Europe zal ook EAC worden geïmplementeerd. EAC is een essentiële bouwsteen om een (inter)nationale database van archieven te bouwen en zal in de toekomst het zoeken door
archieven efficiënter maken.

EAC en Picturae

Picturae maakte voor het Rijksarchief in België een geavanceerd zoeksysteem, gebaseerd op het
beproefde concept van onze Collection Information Search Server (CISS). Het zoeksysteem is in staat om zeer snel door grote hoeveelheden archiefvormers (ruim 32.000 bij het Rijksarchief) te zoeken, waarbij een relevantiesysteem bepaalt dat zoekresultaten in bijvoorbeeld namen van archiefvormers zorgen voor een hogere ‘ranking’ in het zoekresultaat. Uiteraard kan de bezoeker zelf ook kiezen voor sortering op naam, datering of plaats.

Er kan vrij gezocht worden op het voorkomen van woorden in de beschrijvingen. De zoekvraag kan ook beperkt worden tot de gegevens in de naamvelden, de plaatsvelden of een rubriek. Bovendien is het mogelijk om het zoekresultaat naderhand te filteren op basis van het type, de rubriek en eventueel trefwoorden of bronnen.

De beschikbare informatie kan verschillen per archiefvormer. Soms vindt u enkel de naam, de periode en de vestigingsplaats terwijl voor andere archiefvormers meer gedetailleerde informatie beschikbaar is met betrekking tot de geschiedenis, de bewaarde archieven, …

Bij de gedetailleerde informatie van een archiefvormer wordt ook de link getoond naar eventuele archieven die in het archievenzoeksysteem van Picturae aanwezig zijn. Vanuit dit systeem kan trouwens ook worden doorgeklikt vanaf het archief naar de archiefvormer; zo ontstaat een compleet beeld van de hele context van het archief.